办公设备里的个人信息，该由谁做主？

公司清空离职员工的工作手机导致其个人信息丢失、员工办公电脑里的聊天记录被公司擅自恢复——

办公设备里的个人信息，该由谁做主？

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如今，一些企业在员工入职时为其配备办公手机、办公电脑、工作账号。这些办公设备里可以存储个人信息吗？企业有权随意处置吗？

记者发现，在社交平台上，有不少人发帖提问“离职前如何清理办公电脑”“在单位上网要注意什么”，还有很多技术帖给出了答案。来自辽宁的王女士告诉记者，自己曾在前同事的电脑中，发现其未删除的年度总结、用于跳槽的简历，还有大量网络小说和电影。“从此我特别谨慎，不敢在工作电脑上登录任何个人账号。”王女士说。

职场环境日益数智化，劳动者的个人信息保护遇到哪些挑战？用人单位收集处理劳动者个人信息的法律边界在哪？

“办公设备存个人隐私”引纠纷

近日，北京市第四中级人民法院审理的一起个人信息权益损害案，就涉及劳动者在使用用人单位提供的电子设备工作时，因个人信息未得到有效保护而引发的劳动争议。

文某曾是某咨询公司员工。2023年3月，他通过邮件向该公司发送离职通知。同日，该公司在未经文某许可也未告知文某的情况下，远程清空了文某的工作手机。

随后，文某以工作手机内存储的个人信息丢失为由起诉该公司。公司称，涉案手机属于公司设备，文某知情且同意公司对设备的管理规定及政策，该设备应当仅用于开展公司相关业务而不应存储个人信息。

法院审理认为，结合该公司政策未禁止设备存储个人数据，且手机通常存有通讯录等信息的日常生活经验，以及文某事后反应的合理性，涉案手机存储其个人信息的事实具有高度可能性。此外，公司政策将“设备清除”的措施限定于设备丢失、被盗或安全受危害等极端情形，现该公司在未发生前述情形的情况下，直接清空手机，既违反了其内部政策，也违反了个人信息保护法的相关规定，故应向文某书面致歉并赔偿合理开支。

此前，北京市第二中级人民法院也曾审理一起相关案例。该案中，马某是某环保公司的员工。第二次劳动合同期满前，该公司以马某严重违反规章制度为由，决定不续签无固定期限劳动合同。马某认为公司属于违法解除劳动合同，故诉至法院。

最终，法院审理认为，微信聊天记录属于马某的个人信息，应当在马某充分知情的前提下，自愿、明确作出同意处理个人信息后进行恢复和采集。该公司的行为构成对马某个人信息的不当使用，违背了个人信息保护的核心要旨，故对该证据不予采信。

企业处理员工信息“不可越界”

“办公设备或者工作账号虽然归单位所有，但在不损害单位利益、不影响工作的前提下，劳动者可以在合理限度内存储个人信息。”北京盈善律师事务所律师张清鑫向记者表示，微信聊天记录、私人照片、通讯录等属于个人隐私中的“私密信息”，即便存储在办公设备中，用人单位亦不得随意收集、使用或处置。

“用人单位处理员工个人信息应遵循目的限制、知情同意、最小必要、安全保障等原则。”张清鑫分析称，用人单位在“签订合同所必需”或“实施人力资源管理所必需”时，方能处理员工的个人信息，如非直接出于上述两个“必需”，则需向员工充分告知信息收集的目的、方式及范围，员工需自愿、明确同意，如签署《个人信息收集使用授权书》。同时，收集信息应限于实现用工管理目的的最小范围，如在考勤管理中，只需收集员工打卡记录，无需收集行动轨迹。此外，用人单位需采取技术措施来保障个人信息的安全，防止其泄露。

企业处理个人信息的边界在哪

华东政法大学社会法研究所所长李凌云告诉记者，一般认为在几个特定场景中，用人单位收集和处理劳动者的个人信息具有合法性和正当性。比如，为了提高工作效率，防止员工消极懈怠，在工作场所、办公设备中采取监控措施。为了保护企业的商业秘密及知识产权，采取一些合理的监控措施，以防止泄密行为的发生。在外卖等行业通过互联网平台发送订单、指挥并监控劳动者的工作过程中也有收集和处理劳动者个人信息的必要性。还有为了履行作为用工方的各项法定义务而处理劳动者的个人信息。比如，为了发放工资而收集处理劳动者的银行账号信息，为了保护女职工“三期”权益而收集其怀孕、生产等方面的个人信息。

“处理劳动者的个人信息，用人单位应通过内部的民主程序，制定更清晰的规章制度，并告知劳动者。”李凌云表示，企业可在规章制度中明确办公设备、内部网络的用途和使用规范，明确处理员工个人信息的目的、方式、范围、限度等。

针对有的企业规定如果员工恶意删除办公设备中的数据，出于保护商业秘密的需要，企业将采取技术措施加以恢复等现象，李凌云提醒，“企业建章立制不可任性，其内容要符合法律规定，应当注意的是，不能滥用恢复后的数据去侵犯劳动者的权益”。

张清鑫提醒劳动者，应尽量避免在工作设备中存储、传输私人敏感信息，如发现用人单位侵犯个人信息，要及时向单位提出，并保留聊天记录、设备使用记录等证据，以便后期维权。

本报记者陈曦

《工人日报》(2025年12月04日07版)